報價登打、訂單郵件、出貨單，三段人工作業交給機器人

客戶背景

東育實業（Meteor Lighting）是 2004 年成立的 LED 建築照明品牌，產品涵蓋高輸出嵌燈、線性照明與戶外照明，服務國際建築、公共設施與商業空間的專案，在台灣負責亞太區的營運。

公司採多角貿易模式，訂單、報價、出貨資料分散在多家公司的 ERP、業務寄來的郵件，以及每家供應商各自維護的 Google 試算表裡。營運同仁每天花大量時間在這些系統之間查找、核對、重新輸入。

東育希望先把最重複、最容易出錯的三段作業交給機器人：新料號的報價登打、每天的訂單郵件、跨廠商的出貨單，讓同仁把時間留給供應鏈與客戶。

成果總覽

挑戰

三段作業都不難，但量大、步驟多，而且每一步都會影響後面的採購、備料與出貨：

• 報價分散在多家公司的 ERP：每個新料號都要分別登錄，合約條件、供應商地區、付款週期各自不同，一週常有 180 筆以上的明細，一不小心就登錯價格。
• 訂單資訊藏在郵件裡：海外業務每天寄來 5 封以上的訂單郵件，要逐封拆解再手動上表，延遲或抄錯，備料、採購到財務結算都會跟著卡住。
• 出貨資料散在五張廠商表：一天的出貨單少則 2、3 張，多則 15 張，每張的品項可能來自不同供應商，人工翻找合併容易漏項，也容易用到舊版本。

先把資料格式統一，機器人才跑得穩。 三支流程都是從整理模板與郵件格式開始，再交給機器人執行。

執行項目

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   分析診斷：和第一線同仁一起盤點作業

   深入了解報價、訂單、出貨三段作業的實際步驟，把同仁習慣的內部用語、ERP 操作畫面和資料欄位一一對應，找出最耗時、最容易出錯的環節。

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   設計流程：先把資料格式標準化

   為報價登打設計欄位明確的 Excel 模板（料號、供應商、價格、地區規格等），並統一訂單郵件的標題與表格格式，讓資料來源固定下來。

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   第一支流程：多角貿易報價自動登打

   機器人依模板逐筆登入各家 ERP 查詢與比對：料號不存在就在 Excel 標註待補，交給同仁處理；已存在的料號自動寫入供應商價格。

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   第二支流程：訂單郵件自動上表

   收到訂單郵件後，自動解析訂單編號與料號清單；在 Google 訂單整合表找到既有訂單就更新並標色，找不到時用訂單編號呼叫 ERP API 補齊明細，再依規則分類排列。

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   第三支流程：跨廠商出貨單自動彙整

   訂單整合表的出貨項目一更新，就自動到五張廠商表搜尋並同步對應品項，彙整成標準格式的出貨統整表；再到 Dropbox 找出對應的 Excel 出貨單自動填入，也能產生報關與物流需要的中英文版本。

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   上線後持續優化

   針對 ERP 介面改版、輸入法自動切換、新增欄位等狀況預先設計例外處理，所有流程都有監控回報，遇到異常會即時留下紀錄，流程不會因高峰期或突發狀況停擺。

導入成效

• 報價登打從一整天變成數十分鐘：原本需要整個工作日反覆處理的報價登打，現在一鍵啟動、數十分鐘內完成，新料號的報價能更快進到各家系統。
• 訂單資訊即時、不漏抄：從收信到更新試算表全程不需要人工，業務、採購、製造、物流和財務都以同一份即時更新的總表為準，不必再等人輸入、追進度。
• 出貨文件自動備好：跨廠商的品項查找、彙整到出貨單填寫全部自動完成，物流、財務與報關需要資料時，直接看出貨統整表或產生好的文件。
• 錯誤少了，也查得到：資料依模板與規則自動檢核，每一筆異常都有紀錄可追，修正時知道是哪一筆、哪個欄位。
• 工作不再綁在單一同仁身上：模板、SOP 與例外標註讓任何人都能接手，請假或人員異動時流程照常運作。

使用服務

• AI 團隊導入盤點報價、訂單、出貨三段作業，建立三支 RPA 流程，串接各家 ERP、Google 試算表與 Dropbox，上線後持續維護。了解服務內容