93% 學費自動收回，兒童運動學院把收款與對帳集中在一套系統

客戶與背景

這是一家擁有近 300 位學員、開設多種體能與運動班別的兒童運動學院。每一期都需要向數百位家長收取學費，帳單、付款與發票是行政團隊持續重複處理的核心工作。

挑戰

過去學院使用第三方金流平台收款，學員名冊與出缺勤則放在另一套工具，兩邊資料互不相通：

• 付款與學員資料分散：行政人員必須逐筆比對匯款姓名與學員名單。
• 家長通知不同步：一位學員可能由不同家長付款，單一聯絡人通知容易造成資訊落差。
• 發票仍靠人工處理：對帳完成後，還要登入發票平台逐筆開立。
• 資料無法支援下一步自動化：帳單、付款與學員資料沒有集中，後續的 AI 對帳與客服也無從接手。

做法

以學員為核心整理資料

每位學員可以綁定多位家長聯絡人，歷史帳單、繳款狀態與電子發票都集中在同一份學員資料下，不再分散於不同平台。

串起完整收款流程

系統將帳單產生、多管道通知、線上繳款、狀態更新與電子發票串成單一流程。家長完成付款後，系統立即更新帳務狀態並開立發票；行政團隊則從儀表板追蹤未付、已付與付款失敗的帳單。

成果

依 2026 年 1 月至 10 月的系統紀錄：

• 累計實收金額超過 1,500 萬元，應收學費回收率達 93%。
• 系統自動處理 1,300 多張帳單，付款狀態能即時同步。
• 自動寄送 3,000 多封繳費通知，減少人工寄信與電話提醒。
• 帳單、入帳與發票資料集中，行政人員不必在多套系統間來回核對。

下一步

集中後的學員、帳單與入帳資料，能作為後續 AI 團隊的可靠資料來源。下一階段可讓 AI 代理協助比對不同戶名的銀行入帳、分析逾期原因並草擬提醒，只有差異案件交由人工確認。