業務在 CRM 按下成交，ERP 結帳單與發票檔自動備好

客戶背景

這是台北一家資訊服務企業，業務用 Salesforce CRM 管理商機與訂單，財務與行政用鼎新 ERP 處理應收帳款和發票。

兩套系統沒有串接。業務在 CRM 成交一筆訂單，行政就要把內容逐筆輸入 ERP、建立應收結帳單，再手動製作發票檔上傳。月底或專案高峰時，一小時要處理約 30 張發票，得好幾個人分工才趕得上。

公司希望成交的訂單能直接進到 ERP，發票準時開出，行政與財會不再把時間花在搬資料上。

成果總覽

挑戰

把兩套系統接起來，難的不是技術，而是讓兩邊的資料講同一種語言：

• 欄位定義完全不同：CRM 和 ERP 的欄位順序、名稱與格式都不一樣，還夾雜公司內部的縮寫與術語，必須先整理成雙方都能對應的規則。
• 發票有固定格式與時限：發票資料要符合規定格式，並在期限內開立，不能因為高峰期人手不足而延誤。
• 財務資料不能是黑箱：每一筆結帳單和發票都要查得到來源，出錯時知道是哪一步、什麼原因。

系統有 API，就優先用 API 串接。 比起模擬畫面操作，API 更穩定、更好維護；沒有 API 的系統，才用 RPA 補上。

執行項目

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   分析診斷：釐清從成交到開票的流程

   和業務、行政、財會一起走一遍「成交 → 建立結帳單 → 開立發票 → 上傳」的流程，把內部縮寫與術語整理成清楚的欄位定義。

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   設計對應規則：讓兩邊資料對得上

   逐一對照 CRM 與 ERP 的欄位，訂好轉換與對應規則，連同異常處理方式一起寫成文件，讓各部門用同一套說法溝通。

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   串接：用 API 打通 CRM 與 ERP

   Salesforce 本身提供 API，於是在 ERP 端開發串接機制：業務在 CRM 標記成交，ERP 依規則自動抓取訂單、產生應收結帳單。

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   發票檔自動產出

   結帳單確認後，系統依規定格式自動產生發票 CSV 檔；行政只需核對一次即可上傳發票平台，不必再手動整理資料。

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   紀錄與交接：每一步都查得到

   每次資料傳遞都記錄時間、內容、結果與錯誤原因，方便追查與稽核。操作與例外處理寫成文件，新人一週內就能上手。

導入成效

• 成交到開帳不再人工搬資料：業務在 CRM 標記成交，ERP 就自動產生應收結帳單，行政不用再逐筆輸入。
• 高峰期也能準時開發票：發票檔由系統自動產出，月底和專案高峰時，大量訂單依然能準時送出，不必再好幾個人分工趕工。
• 資料透明、可追查：每筆結帳單與發票都能追溯到 CRM 的原始訂單，主管隨時查得到進度，稽核與對帳更有依據。
• 跨部門溝通更順：業務、行政、財會共用同一套欄位定義與流程文件，減少來回確認。

使用服務

• 企業軟體開發設計 CRM 與 ERP 的欄位對應，開發 API 串接與發票檔自動產出，並建立傳遞紀錄方便追查。了解服務內容